「オンライン秘書と、BPOって何が違うんですか？」
社長さまとお話ししていると、この質問をよくいただきます。
正直に言うと、私自身も数年前までは、この違いをうまく言葉にできていませんでした。
先に答えを書きます。
オンライン秘書は、「人」を借りるサービス。
BPOは、「業務」を部署ごと預けるサービス。
似ているようで、頼む側の考え方がまったく違います。
オンライン秘書とは
オンライン秘書は、秘書やアシスタントの方に、メール対応や日程調整、資料作成などを、オンラインで依頼するサービスです。
「月◯時間」「1時間いくら」という形で契約することが多く、社長が依頼をして、秘書が対応する。いわば、社長のとなりに一人、手を増やすイメージです。
必要な時に、必要な分だけ頼める。
小さく始めたい社長にとって、とても心強い選択肢だと思います。
BPOとは
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、経理や総務、事務局運営といった業務のまとまりを、手順ごと外部に預ける考え方です。
「誰に頼むか」ではなく、「どの業務を、どんな状態まで終わらせるか」を先に決めます。
依頼は一件ずつ出すものではなく、仕組みとして回るもの。
担当者が一人で抱えるのではなく、チームと手順で支えるもの。
いちばん大きな違いは、「止まるか、止まらないか」
では、何がいちばん違うのか？
私は、「担当者が休んだり辞めたりしたときに、仕事が止まるかどうか」だと考えています。
オンライン秘書は、担当の方が優秀であればあるほど、「あの人だから頼める」という状態になりやすい。
それ自体は素晴らしいことです。でも、その方が体調を崩したり、ご家族の事情でお休みしたりした瞬間、社長の手元に仕事が戻ってきてしまいます。
実は、これはNekonoteがかつて通ってきた道でもあります。
フリーランス秘書として一人でうまくいっていたやり方を、会社になってもそのまま続けてしまい、仕事が人に属人化していました。至らなさを痛感した経験です。
だから今、Nekonoteは「人」ではなく「機能」としてお引き受けする形に変えました。
どちらを選べばいいのか
どちらが正しい、という話ではありません。
・社長ご自身の身の回りを、まずは少しだけ手伝ってほしい
→ オンライン秘書が向いています。
・経理や事務局など、会社として回し続けたい業務がある
・担当者が一人しかおらず、その人が休むと止まってしまう
・人を一人採用しようか迷っている
→ BPOのほうが向いています。
迷ったときは、「この仕事は、社長の仕事ですか？ 会社の仕事ですか？」と一度問いかけてみてください。
会社の仕事なら、人に紐づけるより、仕組みに預けるほうが長く続きます。
Nekonoteの外部化戦略
Nekonoteでは、経理・営業管理・事務局運営・秘書室の機能を、認定秘書とAIのチームで部署ごとお預かりしています。
最初に「どこまでやるか」を言葉にして、AIに任せる部分と、人が判断する部分を切り分けてから始めます。
（基本の管理機能は月額15万円〜・税抜。最短2週間で運用を開始でき、最低契約期間は3ヶ月からです）
AIが定型を回し、仕組みが手順を守り、判断が要るところに人が入る。
だから、誰か一人が休んでも、会社のバックオフィスは止まりません。
私たちはこれを「バックオフィス保険」と呼んでいます。
何かあったときのためだけではなく、何もない日も、ちゃんと動いている。そんな安心を、会社の仕組みにするという考え方です。
▼外部化戦略について詳しくはこちら
https://nekonote2023.com/outsourcing/
業務を外部に任せるだけでなく、手順そのものを見直したい場合は、BPRという考え方も役立ちます。BPOとBPRの違い・AI時代のバックオフィス外部化もあわせてご覧ください。
最後に
オンライン秘書から始まったNekonoteが、BPOへと形を変えたのは、秘書という仕事を否定したからではありません。
むしろ逆です。
作業はAIと仕組みに任せて、秘書は「気づくこと」「判断すること」「相手を思って動くこと」に集中する。
そのほうが、社長のとなりで配れる一手が、ずっと増えると信じているからです。
私自身、まだまだ試行錯誤の途中です。
「何から任せたらいいか分からない」という状態のままで大丈夫なので、一緒に整理するところから始めさせてください。
社長を、勝たせる。
― 伊藤麻里